Documenten en emailberichten kunnen als vertrouwelijke worden aangemerkt. Hiermee zijn deze alleen toegankelijk voor de opgegeven medewerkers. Andere medewerkers kunnen zien dat er een document of email aanwezig is, maar zien inhoudelijk niets.
Bij het samenstellen of registreren van een document of een emailbericht kan nu in OfficeHeart worden aangeven of dit document vertrouwelijk is. De medewerker welk een bepaald document of bericht als vertrouwelijk aanmerkt heeft altijd toegang tot dit document. Indien meerdere medewerkers bij dit document mogen komen kan dat worden opgegeven.
De beheerder bepaald welke medewerkers gebruik kunnen maken van deze feature. Hierdoor wordt onnodig gebruik van vertrouwelijke documenten beperkt.
Het gebruik van deze functie is eenvoudig. Bij het aanmaken van een nieuw emailbericht of document kan worden aangegeven of dit document vertrouwelijk is.
Andere medewerkers die ook toegang tot dit document mogen hebben kunnen hier ook worden opgegeven.
De weergave van een vertrouwelijk document of emailbericht in de documentenlijst en onder de relaties en projecten is voor de medewerkers welke toegang tot dit document hebben ongewijzigd.
Voor medewerkers welke geen rechten hebben tot dit document (dus voor wie dit document vertrouwelijk is) wordt dit als zodanig in de lijsten getoond. Deze medewerkers kunnen dus wel zien dat er iets is, maar niet wat er is.
klik = groot