E-mailhandtekeningen

Wordt er bij jullie met verschillende namen/bv’s gewerkt, moet er gewisseld worden in handtekening. Past u de handtekening steeds aan? Er kunnen verschillende handtekeningen worden ingesteld en gebruikt. 

In Officeheart maken we gebruik van een e-mailtemplate en een handtekening. Een e-mailtemplate is een html document welke gebruikt wordt bij het versturen van een nieuwe e-mail. Een handtekening is een stukje platte tekst welke gebruikt wordt bij het beantwoorden of doorsturen van een e-mail. Bij een handtekening wordt niet het hele template vervangen wanneer er gewisseld wordt, maar alleen de handtekening zelf. 

 

E-mailtemplate 

  • Maak een html document aan en upload deze in Bestandbeheer
  • Ga naar Beheer – Gebruikers en open de gewenste gebruiker. 
  • Open de tab ‘Documenten’ en klik op het veld ‘E-mail sjabloon’ om een nieuw sjabloon te kiezen. 

 

  • Selecteer het gewenste sjabloon. Dit sjabloon zal worden gebruikt als standaard sjabloon bij het versturen van een nieuwe e-mail. 

Bij het maken van een nieuwe e-mail zal het standaard sjabloon getoond worden. Hier kan alsnog gekozen worden voor een ander sjabloon. 

Handtekening

De handtekening kan op 2 plekken worden ingesteld. Onder Startportaal – Voorkeuren of onder Beheer – Gebruikers. 

  • Ga naar Startportaal – Voorkeuren
  •  Klik bovenin de toolbar op ‘E-mailhandtekeningen
  • Klik op +Toevoegen om een nieuwe handtekening toe te voegen. Er kunnen meerdere handtekeningen worden toegevoegd.
  • Geef de handtekening een naam en vink aan of deze handtekening als standaard handtekening gebruikt moet worden. 
  • Voeg aan het veld de handtekening toe. Door op </> te klikken, wordt de HTML code getoond. Dit is nodig om bijvoorbeeld een plaatje in te voegen. Bij een handtekening moet de afbeelding als inline code worden ingevoerd.
  • Een handtekening bestaat uit een klein stukje en bevat geen opmaak/styling. 

Bij het beantwoorden of doorsturen van een e-mail zal gebruik gemaakt worden van de standaard ingestelde handtekening. Er kan tijdens het beantwoorden van de e-mail gekozen worden voor een andere handtekening. 

Let op: wanneer je hier kiest om het sjabloon te wijzigen zal de hele e-mail vervangen worden(incl. voorgaande correspondentie). 

 

Handtekening in e-mailtemplate

Het is mogelijk om de handtekening te gebruiken in een e-mailtemplate. Voeg in dat geval de __##HANDTEKENING##__ toe aan het e-mailtemplate in Bestandbeheer. Dit e-mailtemplate zal dan gebruik maken van de ingestelde standaard handtekening.