Categoriën

OfficeHeart Blog

Afwezigheidsassistent e-mail

Toegevoegd op 23-3-2017 door OfficeHeart in E-mail
image

Bent u een tijdje afwezig op kantoor en wilt u uw klanten hiervan op de hoogte brengen als zij mailen? of bent u op vakantie en wilt u uw contacten die mailen laten weten dat zij later dan normaal antwoord krijgen? Gebruik de afwezigheidsassistent. Deze stuurt uw contacten een berichtje terug zodra zij u mailen. Vooraf instellen en zonder zorgen het kantoor verlaten!

 

In de mailbox bevindt zich boven in de knoppenbalk de knop Afwezigheidsassistent. Door op deze knop te klikken opent zich een nieuw scherm waarin de afwezigheidsassistent geactiveerd kan worden. 

 

 

 

1. Selecteer een e-mailadres

 

Om de afwezigheidsassistent in te stellen moet er eerst een E-mailaccount geselecteerd worden. Voor dit e-mailaccount wordt de afwezigheidsassistent ingesteld. 

 

 

2. Kies 'automatisch antwoorden verzenden' 

 

 

Zodra het vinkje 'automatische antwoorden verzenden' is aangevinkt, verschijnt eronder een nieuw vinkje. Door deze aan te klikken kunnen de automatische antwoorden voor een bepaalde tijd worden geactiveerd. 

 

Als er niet gekozen wordt voor 'Alleen antwoorden tijdens deze periode verzenden' zullen de antwoorden, tot dat de afwezigheidsassistent wordt uitgeschakeld, worden verstuurd.

 

3. Kies 'Alleen antwoorden tijdens deze periode verzenden'

 

Nadat dit vinkje is aangevinkt kan de het gewenste tijdsbestek worden ingevuld. 

Let op: Vul eerst de tijd in en daarna pas de datum! Het is namelijk niet mogelijk om bijv. vandaag om 9.00 uur de tijd in de stellen op 8.00 uur. De ingevulde tijd moet altijd na het tijdstip van het invullen komen. 

 

          

 

4. Kies een HTML document en/of tekstbericht

 

Er zijn drie opties om een afwezigheidsbericht weer te geven:

 

- Alleen HTML document

 

Kies een HTML document/sjabloon die weergegeven moet worden in de E-mail. Het kan zijn dat in dit een handtekening sjabloon is maar het kan ook dat er in dit sjabloon een standaard tekst voor afwezigheid staat. 

 

 

- Alleen een Automatische reactie 

 

Als er alleen een automatische reactie wordt ingevuld zal alleen de tekst die hier wordt geschreven terug gemaild worden. 

 

 

- HTML document en Automatische reactie

 

Indien de automatische reactie en het sjabloon beide verstuurd moeten worden, moeten deze samengevoegd worden. Hoe gaat dit in z'n werk? 

In het sjabloon moet op de plek waar de automatische reactie moet komen te staan, het volgende worden neergezet: __##AUTOMATISCHEREACTIE##__

Dit aangepaste sjabloon moet worden gekozen als HTML document. Op de plek van de automatische reactie moet de tekst worden ingevuld die in het sjabloon gevoegd moet worden. 

 

 

 

5. Kies Opslaan / Opslaan en sluiten

 

Om de afwezigheidsassistent daadwerkelijk in te schakelen moet er op Opslaan of Opslaan en Sluiten geklikt worden. 

 

 

 

Instructievideo: