OfficeHeart Blog

Document klonen

Toegevoegd op 11-4-2017 door OfficeHeart in Documenten
image

Hetzelfde document nog een keer gebruiken voor een andere klant? Dan hoeft het document niet helemaal overnieuw getypt te worden. Door een document te klonen ontstaat er van het document een identieke kopie. Deze kopie kan gebruikt worden voor de tweede klant. Hier kan overigens de bestandsnaam ook van gewijzigd worden. Hoe dit werkt, wordt in de onderstaande blog uitgelegd.

In de module Documenten staan onder 'alle documenten' een weergave van alle documenten die ooit gebruikt of verstuurd zijn. 

 

Om een document te klonen zijn de volgende stappen nodig.

 

  • Selecteer bij de zoekoptie 'Type' een Worddocument of Exceldocument (let op, dit zijn de enige twee soorten documenten die gekloond kunnen worden)




  • Selecteer met de rechtermuisknop het document wat gekloond moet worden en selecteer 'Document klonen'




  • De pagina met documenten zal worden ververst. Om het gekloonde document te kunnen zien moet de pagina nog een keer worden ververst. Klik op F5 of de groene pijltjes om het document zichtbaar te maken. 


  • Als het gekloonde document in de lijst komt te staan kan de naam gewijzigd worden. Hiervoor moeten de gegevens geopend worden. Dit kan door met de rechtermuisknop op het gekloonde document te gaan staan en te kiezen voor 'Wijzigen gegevens'




  • Er verschijnt een nieuw pop-up scherm waarin verschillende gegevens aangepast kunnen worden




  • In het documentgegevens scherm kan het document aan een ander bedrijf en/of project gekoppeld worden. Dit omdat het document ook onder een ander bedrijf of project moet komen te hangen. 


  • Het onderwerp van het document kan gewijzigd worden in de bovenste regel. Let op: de naam van het document die hier gewijzigd wordt is zichtbaar in de documentenlijst maar het document wat achter de kloon zit blijft dezelfde oorspronkelijk benaming houden. Om deze ook te wijzigen moet er op de knop 'Hernoemen' worden geklikt.




  • Tussen het kenmerk en het documenttype kan een nieuwe naam opgegeven worden voor het gekloonde document. Deze zal niet zichtbaar zijn in de lijst maar bijvoorbeeld wel als het document naar een klant wordt gestuurd. 


  • Selecteer om op te slaan op 'Opslaan en sluiten' - 'Opslaan' 
  • Het document is klaar om te gebruiken