Categoriën

OfficeHeart Blog

Documenten ondertekenen

Toegevoegd op 10-2-2020 door OfficeHeart in Documenten
image

Documenten kunnen worden ondertekend door een interne medewerker en door een klant op het klantenportaal. De documenten die ondertekend moeten worden door een interne medewerker komen in een speciale lijst voor ondertekenen te staan. Let op: dit kan alleen met documenten die in OH zijn aangemaakt. De documenten die door de klant ondertekend moeten worden komen op het klantenportaal te staan.

 

Bladwijzer invoegen document:

 

Waar de ondertekening(naam en handtekening) in het document moet komen te staan wordt bepaald door een bladwijzer. De volgende bladwijzers kunnen hiervoor worden gebruikt:

INTERNE_HANDTEKENING
EXTERNE_HANDTEKENING

 

  • Maak een nieuw template aan in Word
  • Klik in het document op de tab "Invoegen" - knop "Bladwijzer"
  • Vul de bladwijzer in en klik op "Toevoegen"

 

 

 

 

  • Let op: een toegevoegde bladwijzer is niet zichtbaar. Deze kan worden weergegeven door de weergave optie hiervoor aan te zetten.
  • Ga naar Bestand - Opties - Geavanceerd - "Documentinhoud weergeven" en vink "Bladwijzer weergeven" aan. 

 

 

 

 

  • De toegevoegde bladwijzers zijn nu zichtbaar door middel van een icoontje. 
  • Upload het document als in OfficeHeart om het als template te gebruiken.

 

 

Document klaarzetten voor ondertekening:

 

  • Voeg een nieuw document toe via Documenten - Nieuw
  • Bewerk het document naar wens en sla het op in OfficeHeart.

 

 

 

 

  • Open de documentenlijst
  • Selecteer het toegevoegde document en kies voor de optie "Laten ondertekenen" in het contextmenu.

 

 

 

 

  • Klik op de knop 'Medewerker toevoegen' om de gewenste medewerker(s) toe te voegen die het document moeten ondertekenen.  
  • Vul de gewenste medewerker, de uiterste tekendatum en een eventuele toelichting in. 

 

 

 

 

  • Klik vervolgens op de knop 'Klant toevoegen' om de gewenst klant toe te voegen die het document moet ondertekenen. Het document wordt aan een klantenportaal account gekoppeld. Let op: hier kunnen alleen klantaccounts worden toegevoegd welke toegang hebben tot het bedrijf waar het document aan gekoppeld is. 

 

 

 

 

  • Na het toevoegen van een medewerker of een klant zal OH vragen om een bevestiging van het klaarzetten van de ondertekening. 

 

 

 

 

  • Wanneer er meerdere medewerkers of klanten worden ingevoerd kan de volgorde  van tekenen gewijzigd worden dmv de pijltjes. Ook kunnen de medewerkers en klanten die een notificatie ontvangen wanneer de voorgaande persoon heeft getekend. Zet hiervoor het vinkje 'Bij meerdere ondertekenaars de volgende een notificatie sturen als voorgaande persoon heeft getekend' aan.

 

 

 

  • Om de eerste medewerker/klant een notificatie te laten ontvangen moet een handmatige actie worden uitgevoerd. Klik met de rechtermuisknop op de betreffende medewerker/klant en klik op 'Notificatie versturen'. 

 

 

 

  • De notificatiemail wordt verzonden naar het e-mailadres wat staat ingesteld onder de Voorkeuren van de betreffende medewerker. 

 

 

  • In de laatste kolom van de documentenlijst zal een rode krabbel worden weergeven. Dit betekent dat het document klaar staat voor ondertekening. Als de krabbel groen wordt weergegeven, is het document getekend(door zowel de interne medewerker als de klant). 

 

 

 

 

Document intern ondertekenen:

 

  • Ga naar Documenten - Te tekenen
  • In deze lijst worden alle documenten weergegeven die een onderteken opdracht hebben. Bij het openen van de lijst staat de filter op de gebruiker die is ingelogd en op de nog te ondertekenen documenten. Deze filters kunnen naar wens worden aangepast. 

 

 

 

 

  • Door op het document te klikken wordt een eventuele opmerking zichtbaar. 

 

 

 

 

  • Klik op "Ondertekenen" in het contextmenu op het document te tekenen. 

 

 

 

 

  • Het document wordt in de preview weergave getoond zodat deze gecontroleerd kan worden. Klik op "Document ondertekenen" om het document te ondertekenen. 

 

 

 

 

  • Vul in het handtekeningvenster uw naam en handtekening in en klik op "Ondertekenen"

 

 

 

 

  • Een medewerker kan ook een vooringestelde handtekening gebruiken. Deze handtekening bestaat uit een afbeelding(bv. ingescande handtekening) welke geupload kan worden onder het Startportaal.

 

 

 

  • Wanneer in de preview op ondertekenen wordt geklikt wordt de ingestelde afbeelding met de handtekening getoond. In dit venster kan er ook gekozen worden om geen gebruik te maken van de ingestelde handtekening. Om alsnog handmatig een handtekening te zetten moet het blauwe vinkje uitgezet worden. 

 

 

 

 

  • OfficeHeart vraagt om een bevestiging nadat er op "Ondertekenen" is geklikt. 

 

 

 

 

  • De ingevoerde naam en handtekening worden in de preview weergave getoond.
  • Klik op sluiten om terug te gaan naar de tekenlijst. In de lijst wordt weergegeven wanneer het document getekend is. 

 

 

 

  • Klik in het contextmenu op "Getekend document downloaden" om het getekende document de openen
  • In de header wordt weergegeven dat het document is ondertekend en of de handtekeningen zijn goedgekeurd.
  • Klik op de knop "Handtekeningvenster" om het controlevenster te openen. Hier staan alle gegevens met betrekking tot het getekende document.

 

 

 

Document tekenen op portaal:

 

Let op: een klant kan het document pas ondertekenen als deze door de interne medewerker getekend is. Wanneer de interne medewerker de handtekening gezet heeft wordt het document op het portaal van de klant getoond. 

 

  • Log in op het klantenportaal en open de tab "Ondertekenen"
  • In de lijst "Te ondertekenen documenten" staat het document wat getekend moet worden. Klik op het onderwerp van het document om deze te tekenen. 

 

 

 

 

  • Het document wordt in de preview weergave getoond zodat deze gecontroleerd kan worden, hierin is de handtekening van de interne medewerker te zien. Klik op "Document ondertekenen" om het document te ondertekenen. 

 

 

 

 

  • Vul in het handtekeningvenster uw naam en handtekening in en klik op "Ondertekenen". In dit venster is ook de opmerking te is ingevuld te zien. 

 

 

 

 

  • OfficeHeart vraagt om een bevestiging nadat er op "Ondertekenen" is geklikt. 

 

 

 

 

  • De ingevoerde naam en handtekening worden in de preview weergave getoond.

 

 

 

 

  • Klik op sluiten om terug te gaan naar de lijst. Hier wordt weergegeven wanneer het document getekend is. Let op: de filter staat op "Te tekenen" dus bij het sluiten moet eerst de filter naar "Getekend" gezet worden voordat het getekende document zichtbaar is. 
  • Klik op "Download" om het getekende document te downloaden.