OfficeHeart Blog

Emailsjablonen maken en onderhouden

Toegevoegd op 5-9-2012 door OfficeHeart in E-mail WordEditor HTMLeditor
image

Een e-mailsjabloon is een html document welke als basis voor een e-mailbericht of e-mailmailing kan worden gebruikt. In deze sjablonen kunnen net als bij Wordsjablonen, samenvoegvelden worden gebruikt. Op de plaats van deze samenvoegvelden komt dan uiteindelijk informatie te staan van bv. de geadresseerde zoals een aanhef of bedrijfsnaam.

 

Het grote probleem bij email is de opmaak. Als deze net niet helemaal goed is kan het zijn dat het bericht bij de ene ontvanger goed door komt terwijl het er bij de andere totaal anders uitziet.

 

Een klassiek probleem is het plakken van tekst vanuit Word in een html bestand.

 

Voor het makkelijker kunnen maken en onderhouden van html documenten is er nu de OfficeHeart HTML Editor.

 

Het makkelijkste is om een van de bestaande e-mailsjablonen als uitgangspunt te nemen voor een nieuw sjabloon. Sjablonen staan in OfficeHeart onder Beheer - Bestandsbeheer - E-mailtemplates. Er zit een directe koppeling tussen de HTML Editor en OfficeHeart. Bij het dubbel klikken op een template, wordt deze geopend in de editor. 

 

De meeste functies van de HTML Editor spreken voor zich. Er zijn echter een aantal belangrijke aandachtspunten;

  1. Afbeeldingen
  2. Samenvoegvelden
  3. Plakken vanuit Word
  4. HTML broncode

 

Afbeeldingen

Wanneer er afbeeldingen in een sjabloon worden gebruikt is de beste manier om de afbeelding zelf (bijv. een logo) te uploaden naar dezelfde map als waar het HTML template in staat in OfficeHeart. Deze templates staan onder Beheer - Bestandsbeheer -  E-mailtemplates. Op deze manier wordt de afbeelding namelijk altijd goed verwerkt bij het versturen van een bericht. Deze afbeelding wordt dan in het e-mailbericht ge-embed. 

Een verwijzing naar een externe website kan ook, maar dat kan tot problemen leiden omdat OfficeHeart een HTTPS applicatie is. Bij verwijzingen naar gegevens van een andere website kan dit resulteren in het niet goed doorkomen van de afbeelding en wordt dan niet goed weergegeven. 

Het invoegen van een afbeelding kan met de knop afbeelding onder de tab invoegen. Zie onderstaande afbeelding. 

 

 

Er wordt dan een venster getoond waarin een afbeelding kan worden ingevoegd. Hierin kan de bron (web adres), alternatieve tekst en de afmetingen worden opgegeven. 

 

 

 

Vul bij web adres de naam van de afbeelding in bijv. logo.jpg (het bestand logo.jpg moet dan wel in dezelfde map komen te staan als het sjabloon in OfficeHeart onder Beheer - Bestandsbeheer).

Omdat de afbeelding zelf (in dit voorbeeld logo.jpg) niet beschikbaar is in de HTML editor zal het logo niet zichtbaar zijn in de HTML Editor. Om te controleren of het sjabloon goed is, kan de inhoud van de HTML editor als HTML document worden opgeslagen. Sla het document 'editor.html' op in dezelfde map als waar het logo staat en open het sjabloon in een browser. 

 

Samenvoegvelden

Afhankelijk van het doel waarvoor het sjabloon wordt gemaakt kunnen er samenvoegvelden worden gebruikt. Op de plaats van deze velden komt dan bij het daadwerkelijk  versturen informatie uit OfficeHeart te staan zoals; Aanhef, bedrijfsnaam, incidentnummer etc. 

 

De syntax van een samenvoegveld in een HTML sjabloon is __##NAAMVANSAMENVOEGVELD##__. Oftewel; underscore underscore hekje hekje naam van het samenvoegveld in hoofdletters en weer 2 hekjes en 2 keer een underscore. 

 

De lijst met namen van een samenvoegveld staan in het blogartikel samenvoegvelden voor e-mailsjablonen.

Wanneer er dus een samenvoegveld ONDERTEKENING wordt ingevoegd, komt op de plaats van dit samenvoegveld bij versturen van het sjabloon de naam van de betreffende medewerker die het bericht verstuurd. 

 

Plakken vanuit Word

 

Wanneer er een tekst vanuit Word wordt geplakt komt er veelal opmaak mee (het is niet alleen de platte tekst die wordt gekopieerd, maar ook bv. de uitlijning, lettertype en grootte). Word zelf kent een bepaalde manier van HTML opmaak. Deze is echter niet altijd even 'schoon' hetgeen kan leiden tot uiteindelijk onjuiste weergave van een e-mailbericht. 

Dit effect kan worden voorkomen door de gekopieerde tekst te plakken als platte tekst en vervolgens de opmaak in de HTML editor aan te passen. 

 

HTML broncode

 

Met de knop die in onderstaande afbeelding is omcirkeld, kan de html broncode worden bewerkt. 

 

Deze wordt in een nieuw venster getoond. Doordat er verschillende kleuren worden gebruikt, blijft deze code leesbaar. Is dit nog niet het geval kan de knop automatisch opmaken worden gebruikt. Hiermee wordt de indeling van de broncode automatisch goed gezet. Door de verschillende inspringen is de code beter leesbaar. 

 

 

Door weer op normale weergave te klikken, wordt het sjabloon weergegeven zoals deze daadwerkelijk wordt getoond. 

 

De OfficeHeart HTML Editor is rechtstreeks te benaderen op: http://htmleditor.officeheart.nl