OfficeHeart Blog

Facturen digitaal versturen

Toegevoegd op 4-9-2014 door OfficeHeart in E-mail Facturatie
image

In OfficeHeart is het nu mogelijk om facturen digitaal te versturen. Facturen kunnen naar uw debiteur(en) per e-mail verzonden worden op uw eigen briefpapier. Welke stappen zijn er nodig om facturen digitaal te versturen?

1. Zorg voor een e-mailtemplate

Voor het versturen van facturen is een e-mailtemplate nodig. Het uiterlijk of de inhoud hiervan kan per crediteur verschillen.

Maak een e-mailtemplate (zie voor hulp Emailsjablonen maken en onderhouden) om facturen te versturen.

Upload het template(s) vervolgens in de map Emailtemplates met behulp van bestandsbeheer.

 

 

2. Koppel e-mailtemplate en mailbox aan crediteur

Indien het template geüpload is kunnen we deze koppelen aan een crediteur en aan de mailbox waarmee de factuur verzonden gaat worden.

Ga naar Facturen -> Historie -> Instellingen.

 

Indien er nog geen crediteur bestaat moet er een nieuwe aangemaakt worden met de knop Crediteur toevoegen.

Zorg ervoor dat er een Template en een Mailbox ingesteld staan. De instellingen kunnen gewijzigd worden door te dubbelklikken op de crediteur.

 

 

Let op! Het is verplicht om minimaal 1 crediteur ingesteld te hebben.

TIP: zodra in de onderwerp regel een %n achter het onderwerp wordt gezet, zal in de mail het factuurnummer achter het onderwerp komen te staan. 

 

3. Geef een emailadres op bij de debiteur

Per debiteur is het mogelijk om een factuur e-mailadres op te geven. Dit kan een e-mailadres zijn of een contactpersoon met e-mailadres binnen de organisatie.

 

Let op: Wanneer de factuur naar meerdere e-mailadressen verzonden moet worden kan dit worden genoteerd door middel van het scheidingsteken ; 

vb. info@officeheart.nl;info@officeheart.nl

 

Ga naar tabblad overig in de bedrijfsgegevens en vul een e-mailadres in of contactpersoon:

 

 

4. Maak een factuur aan

Maak een factuur aan op de manier die u gewend bent. Bij het aanmaken van de factuur, wordt indien aanwezig het factuur-emailadres opgeslagen. Daarnaast is het mogelijk om deze per factuur aan te passen. In de facturatielijst wordt het e-mailadres weergegeven in de kolom Ontvanger.

 

5 Verzenden van (meerdere) facturen

Let op: een factuur wordt alleen verzonden indien een geldig e-mailadres is opgegeven.

 

Selecteer een factuur in de facturatielijst en kies voor de optie Digitaal versturen. Het is mogelijk om meerdere facturen tegelijk te versturen.

 

 

 

5a. Selecteer het briefpapier (optioneel)

Optioneel kunnen facturen verstuurd worden met briefpapier. Kies het briefpapier indien gewenst en klik op Volgende.

 

 

 

5b. Facturen verzenden

In het volgende scherm wordt aangegeven hoeveel facturen er verzonden gaan worden en welke briefpapier is gekozen.

 

Klik op Verzenden.

 

Let op: sluit het venster niet totdat de voortgangsindicator is verdwenen en de facturen zijn verstuurd.

 

 

 

De facturen worden automatisch verstuurd. Na het versturen geeft OfficeHeart aan of alle facturen verzonden zijn.

In de facturatielijst is te zien of de factuur (en op welk tijdstip) verzonden is. Zie hiervoor de kolom Verzonden op.