OfficeHeart Blog

Gebruik van handtekeningen in e-mailberichten

Toegevoegd op 25-1-2016 door OfficeHeart in E-mail Beheer Startportaal
image

Super handig! In je e-mail van handtekening wisselen. Met een ander logo, andere functie of vanuit een andere BV. Slechts één keer instellen en met een simpele handeling wisselen van handtekening met behoud van de tekst en huisstijl.

Wisselen van handtekeningen

Het wisselen van handtekeningen kan tijden het samenstellen van een nieuw bericht. Ingevoerde tekst blijft behouden. Alleen het handtekeningen deel wordt vervangen door de geselecteerde handtekening. Mits dit is aangegeven in het te gebruiken sjabloon. Dit wordt verder in deze blog uitgelegd. 

 

 

Gebruik van handtekening in emailsjablonen

In een sjabloon kan een handtekening worden geplaatst. In het sjabloon hoeft dus niet de tekst 'Met vriendelijke groet' enz. komen te staan. Deze is namelijk al als handtekening gedefinieerd. 
Om een handtekening in te voegen in een sjabloon kan gebruik worden gemaakt van het veld __##HANDTEKENING##__

Hierbij wordt het volgende bereikt:
1. De handtekeningen worden op 1 plek onderhouden
2. Op het moment van gebruiken van een sjabloon wordt de standaard handtekening automatisch ingevoegd
3. Er kan van handtekening worden gewisseld.

 

Wanneer de HANDTEKENING niet als veld in het sjabloon wordt opgenomen is het niet mogelijk om van handtekening te wisselen. Dit omdat de markering onder water van het handtekeningen gebied dan ontbreekt. OfficeHeart weet dan niet welk deel van het sjabloon als handtekening moet worden aangemerkt.

 

Verschil tussen handtekening en sjabloon

Een handtekening is een klein stukje tekst wat veelal de naam, bedrijfsgegevens en disclaimer bevat. 

Een sjabloon is een volledig 'document'waarin ook de opmaak is vastgelegd, zoals de huisstijl. Onderdeel van een sjabloon kan de handtekening zijn. Voor verdere toelichting op het sjabloon, zie ook de blog Emailsjablonen maken en onderhouden


Samengevat

  1. Maak eerst een emailsjabloon met de bedrijfsgegevens en huisstijl. Neem hierin het samenvoegveld HANDTEKENING in op.
  2. Sla dit sjabloon op in een mapje onder;
    1. Beheer
    2. Bestandsbeheer
    3. uploaden in map.
  3. Stel dit sjabloon in per gebruiker via;
    1. Beheer
    2. Gebruikers
    3. 'gebruiker selecteren'- Tab documenten - E-mailsjabloon instellen
  4. Maak de verschillende handtekeningen aan via; 
    1. Startportaal 
    2. Voorkeuren
    3. Tab E-mail handtekeningen

 

Belangrijke opmerking

Wanneer er in de handtekening gebruik wordt gemaakt van het logo, in plaats van in het sjabloon, wordt er gebruik gemaakt van een andere verwijzing. Zie hier ook Afbeeldingen in handtekening e-mailbericht.

 

Test de handtekening altijd door bijvoorbeeld een mail te sturen naar een externe emailaccount, zoals hotmail of gmail.