OfficeHeart Blog

OfficeShare

Toegevoegd op 8-3-2018 door OfficeHeart in Algemeen
image

OfficeShare is een module in OfficeHeart die gebruikt kan worden voor documenten welke niet direct bij een relatie of project horen. OfficeShare is vergelijkbaar met een gedeelde map, maar dan online. Rechten en permissies kunnen worden ingesteld. Vorige versies worden automatisch bewaard. Delen van documenten met collega's is met OfficeShare eenvoudig.

 

 

 

Nieuwe map toevoegen, map hernoemen, map verwijderen

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Uploaden

Uploaden van documenten kan door deze eenvoudig naar het scherm te slepen. Op het scherm verschijnt dan een 'drop kader'. Bestanden worden bij het loslaten dan geupload naar de geselecteerde map.

 

Een zip. document met mappenstructuur wordt met de zelfde structuur geupload in OfficeShare.

 

Let op: wanneer er een document gedownload, aangepast en weer geupload wordt, vraagt OfficeShare of het document moet worden overgeschreven of er een nieuwe versie moet worden gemaakt. Bij het overschrijven wordt het orginele document vervangen zonder behoud van vorige versies en bij het aanmaken van een nieuwe versie wordt het orginele document in de lijst vervangen en de ouder versie bewaard. Dit geldt ook wanneer er een nieuw document wordt geupload met dezelfde naam als een bestaand document in OfficeShare. 

 

 

 

 

 

 

 

 

Documentopties(rechtermuisknop document - contextmenu)

 

 

 

 

 

 

 

Permissies

 

Voor elke map kunnen er permissies worden ingesteld. Dit houdt in dat de beheerder kan bepalen welke groep welke mappen mag zien of bewerken.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 Zoeken in OfficeShare

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

E-mail koppeling

Vanuit e-mail kan er op twee manieren met OfficeShare worden gewerkt.

    • Selecteer in het hoofdmenu de module OfficeShare - OfficeShare. Of deze optie zichtbaar is hangt af van de rechten welke aan de gebruikersaccount zijn toegekend.
    • Om een nieuw document toe te voegen moet er eerst een map aangemaakt worden. Dit kan door met de rechtermuisknop op OfficeShare te klikken en te kiezen voor "Nieuwe map" 
    • Let op: wanneer er al meerdere mappen in staan, voegt OH de nieuwe map toe onder de map die geselecteerd is. Bijv. de map "documentatie website" is geselecteerd. Oh voegt hieronder de nieuwe map toe. Wanneer er een nieuwe map wordt toegevoegd verschijnt er eerst een pop-up waarin de map een naam moet krijgen. 
    • Bij het hernoemen van een map zal de naam wit worden en een typicoontje verschijnen. De naam van de map kan nu worden aangepast, wanneer dit is gebeurt kan er naast de tekst geklikt worden. Zo wordt de nieuwe tekst opgeslagen en is de naam veranderd. 
    • Bij het verwijderen van een map vraagt OfficeHeart om een bevestiging van het verwijderen. Onderliggende mappen en documenten worden ook verwijderd. 
    • Selecteer een map en kies in de header de optie ' Uploaden'
    • Kies "selecteer" in het pop-up venster.
    • Het documentenvenster wordt geopend, hier kan het gewenste bestand worden opgezocht. 
    • Kies voor uploaden als de gewenste documenten zijn geselecteerd. 
    • Als het bestand correct is geupload wordt het groen en kan het venster gesloten worden.
    • Downloaden: het bestand wordt gedownload in de browser, afhankelijk van de browserinstellingen wordt het document direct geopend of in de download lijst weergegeven. 
    • Verplaatsen naar documenten: Hiermee kan het document worden geregistreerd onder een bepaalde relatie. In het document registratie venster dat opent, kunnen alle gegevens worden ingevuld. Dit werkt hetzelfde als een normale document registratie onder Documenten.
    • Versturen per email: Het document wordt toegevoegd als bijlage aan een e-mail. 
    • Versies: In het pop-up venster is een lijst te zien met de versies van het geselecteerde document. In deze lijst wordt onderandere het versienummer en de wijzigingsdatum weergegeven. 
    • Naam wijzigen: In het pop-up venster kan de naam van het document worden gewijzigd. 
    • Laatste versie verwijderen: met deze knop wordt alleen de laatste versie verwijderd. De overige versies blijven behouden. Bij het downloaden van dit document wordt de enalaatste versie getoond. 
    • Alle versies verwijderen: Alle versies verwijderen betekent dat het hele document verwijderd wordt. Hier is na het verwijderen geneen versie meer beschikbaar. 
    • Selecteer door middel van het contextmenu 'Permissies'
    • Er verschijnt een pop-up scherm waarin het lees en schrijf recht per groep kan worden ingesteld. Hier kan per groep worden aangevinkt of die groep alleen leesrechten heeft of lees en schrijfrecht. Let op: het tweede vinkje is voor lees en schrijfrecht omdat schrijfrecht alleen niet mogelijk is.
    •  De groepen voor de OfficeShare permissies moeten worden aangemaakt onder Beheer - Gebruikers - OfficeShare
    • In het pop-up scherm kunnen groepen worden toegevoegd, gewijzigd en verwijderd. Deze groepen zijn specifiek voor OfficeShare en komen dus nergens anders voor.
    • Als er een groep is geselecteerd kan door middel van de pijltjes in het vak eronder gekozen worden welke gebruikers er bij die groep horen.
    • Zoeken op mappen: boven de mappenstructuur bevindt zich een zoekbalk waarmee gezocht kan worden op mappen. Deze zoekfunctie zoekt ook in onderliggende submappen.
    • Zoeken op documenten: door middel van de uitgebreidere zoekfunctie kan er gezocht worden op documenten in OfficeShare. Kies in de header voor "Bestand zoeken" en vul hier de datum (vanaf wanneer) en de bestandsnaam in. 
    • Toevoegen van een OfficeShare bijlage

 

 

 

 

Door op de drie puntjes te klikken kan er gezocht worden in de mappen

 

 

  • E-mail bijlage opslaan in OfficeShare

 

 

Wanneer 'Bijlage opslaan in OfficeShare' geselecteerd wordt, kan er in het pop-up scherm gekozen worden in welke map het geplaatst moet worden.

 

 

 

Instructievideo: