OfficeHeart Blog

Portaalaccounts aanmaken en onderhouden

Toegevoegd op 11-2-2014 door OfficeHeart in Beheer Klantenportaal
image

Accounts voor het klantenportaal kunnen worden aangemaakt en onderhouden onder Beheer - Portaal.

Nieuw portaalaccount aanmaken

 

  • Klik op "+Nieuw" om een nieuw account toe te voegen. 

 

 

 

 

Bij het toevoegen van een nieuw account is het niet nodig om een wachtwoord op te geven. Wanneer er geen wachtwoord wordt opgegeven, wordt er automatisch een random wachtwoord ingesteld. Hierdoor is het mogelijk om als OH medewerker al wel in te loggen op de zojuist aangemaakte aaccount, maar de eindgebruiker kan dat nog niet. Deze dient het account eerst te activeren en daarbij dan zelf een eigen wachtwoord in te vullen. 

 

 

 

 

  • Vul bij gebruikersnaam het e-mailadres van de klant in welke op het portaal gaat inloggen. Gebruik hier waar mogelijk een persoonlijk e-mailadres. 
  • Vul indien gewenst een omschrijving in en zet het vinkje actief aan maar laat de volgende velden LEEG: nickname, recover e-mailadres, wachtwoord, herhaal wachtwoord, nieuw wachtwoord genereren, brief met inloggegevens aanmaken. 
  • Vul bij Bedrijf en Persoon de relatie in waar het account aan gekoppeld moet worden. Dit dient het bedrijf te zijn welke het belangrijkste is voor de klant. Selecteer bij persoon de juiste contactpersoon. 

    Wanneer een portaalaccount ook wordt gekoppeld aan een persoon (dus combinatie van bedrijf en persoon) dan is voor deze account alleen die informatie zichtbaar welke ook aan deze combinatie is gekoppeld. Gegevens welke aan een andere contactpersoon zijn gekoppeld zijn dan niet zichtbaar voor deze account.

  • Klik op Opslaan(niet op opslaan en sluiten)

  • Er wordt een nieuwe tab getoond; Rollen
  • Klik op de tab Rollen en wijs 1 of meerdere rollen toe aan het account. Voor een normaal account is dat de rol "Standaard"

 

 

 

 

  • Indien een portaalaccount toegang dient te krijgen tot meerdere bedrijven, dan kunnen deze worden toegevoegd door het bedrijf en de persoon in te vullen en op "Toevoegen" te klikken. Achter één bedrijf staat een vinkje; daarmee wordt aangegeven welke van de bedrijven op het portaal als standaard bedrijf geldt. 

 

 

 

 

 

Activeren van een portaalaccount

 

Na het aanmaken van een account dient een account geactiveerd te worden. Activeren is een actie welke deels door de OH gebruiker en deels door de klant moet worden uitgevoerd waarbij deze dan gelijk zijn/haar wachtwoord instelt. 

  • Klik op "Account activeren" in het contextmenu op het geselecteerde account te activeren. 

 

 

 

 

  • Er wordt dan een mail naar deze klant(en) gestuurd op basis van het sjabloon "emailtemplates\systeem\portaalactivation/html". Let op: dit sjabloon dient nog te worden aangepast naar eigen huisstijl. Let op: de velden LINK en VERLOOPDATUM dienen terug te komen in het template. Ook wordt er een brief met een activatiecode aangemaakt welke te vinden is in de documentenlijst.
  • OfficeHeart vraagt om een bevestiging voor het versturen van de activatiegegevens. Het e-mailbericht wordt direct na bevestigingen verzonden en wordt verzonden naar de gebruikersnaam. 

 

 

 

 

  • Wanneer de activatiegegevens verstuurd zijn, dan is dit te zien in de lijst met accounts in de kolom "Activatie verstuurd"
  • De activatiemail die de klant ontvangt ziet er als volgt uit:

 

 

 

 

  • In de e-mail die naar de klant verzonden wordt staat een link, deze verwijst naar het klantenportaal. Als de klant op deze link klikt komt men op een activatiepagina. Daar dient de activatiecode ingevuld te worden en er moet een eigen wachtwoord worden ingesteld. Dit wachtwoord dient minimaal 8 karakters lang te zijn, minimaal 1 hoofdletter en minimaal 1 cijfer te bevatten. 

 

 

 

 

  • De brief met de activatiecode staat in de documentenlijst en dient los te worden verzonden naar de klant. Het onderwerp van deze brief is "Activatiegegevens van ons klantenportaal". 

 

 

 

 

  • Wanneer de klant de activatiecode en het wachtwoord heeft ingevuld en op "Account activeren" heeft geklikt zal er een bevestiging op het scherm getoond worden dat het account actief is en er kan worden ingelogd. 

 

 

 

 

  • Of de klant zijn/haar account heeft geactiveerd is te zien in de lijst met portaalaccounts in de kolom "Geactiveerd".

 

 

Rechten en permissies

Onder Beheer  - Portaal kunnen onder de knop "Groepen" de rechten voor de portaalaccounts worden onderhouden. Elke portaalaccount is lid van een of meerdere permissiegroepen(de Rollen). Per groep kan worden aangegeven welke permissie daar aan gekoppeld is. Het beste is om dit zo eenvoudig mogelijk te houden. Dit kan door bv. een 'Standaard' groep aan te maken met de permissies die alle portaalgebruikers nodig hebben. 

 

 

 

 

Onderstaand een overzicht van alle permissies+uitleg: 

 

 

Klant Basispermissie voor een normale gebruiker
School  
Koepel Permissie welke toegekend dient te worden aan een gebruiker die organisaties onder zich heeft hangen. Daarmee kan deze gebruiker dan 'doorklikken' naar een van de onderliggende organisaties. Voorwaarde hiervoor is dan wel dat er voor de onderliggende organisatie ook een portaalaccount is aangemaakt. 
Hulpmiddel verplaatsen  
Shop  
Project Weergave van projecten. Invulling hiervan is klantspecifiek
PortaalApp  
PermanentArchief Gebruikers met deze permissies hebben toegang tot het permanente archief. Het permanente archief bevat alle documenten van een soort dat onder ‘permanent archief’ valt. Zie ook de inrichting van de documentsoorten. De boomstructuur die hier als een soort van mappenlijst wordt getoond is dezelfde als de documentsoortstructuur.
Aanleverpunten  
Chat Chat functionaliteit is beschikbaar op het portaal. Voorwaarde is dat de chat in OfficeHeart minimaal
Contactpersonen Een permissie voor het onderhoud van contactpersonen. Deze permissie vooralsnog niet gebruiken. Deze wordt nu alleen nog maar gebruikt voor bepaalde klantspecifieke toepassingen omdat normaal onderhoud van contactpersonen voor elke account al kan.
Documenten lezen Toegang tot het digitale archief. Dit zijn alle documenten welke aan de klant zijn gekoppeld en waarvoor is aangegeven dat deze op het portaal gepubliceerd dienen te worden. Documenten worden tenzij anders ingesteld altijd onmiddellijk op het portaal gepubliceerd.
Evaluaties Gebruikers kunnen gebruik maken van vragenlijsten en evaluaties.
Hulpmiddelen uitgebreid  
Meldingen lezen Gebruiker kan meldingen inzien
Nieuwe meldingen Rechten om nieuwe vragen te stellen (meldingen aan te maken)
Reageren op meldingen Rechten om te reageren op een melding