OfficeHeart Blog

Synchronisatie van agenda met Exchange/Outlook

Toegevoegd op 31-7-2013 door OfficeHeart in Agenda
image

Een OfficeHeart agenda kan worden gesynchroniseerd met Exchange (=Outlook). Afspraken welke in OfficeHeart worden aangemaakt worden toegevoegd aan Exchange en anders om. Van wijzigingen wordt alleen de meest recente behouden.

Een afspraak in OfficeHeart kan meer eigenschappen hebben dan in Exchange. Zo kan een OfficeHeart afspraak zijn gekoppeld aan een relatie en/of een project. In Exchange bestaat deze informatie niet.

Daarom wordt bij het toevoegen van een afspraak vanuit OfficeHeart in Exchange alleen de volgende gegevens gebruikt:

- Begin- en eindtijd

- Onderwerp

- Inhoud (body)

- Locatie

- Of een afspraak voor een hele dag geldt of niet

 

Bij het toevoegen van een afspraak vanuit Exchange aan OfficeHeart worden ook alleen maar bovenstaande gegevens gebruikt. Deze afspraken krijgen in OfficeHeart een apart soort toegekend en deze afspraken worden geel getoond in de OfficeHeart agenda om aan te geven dat de herkomst hiervan Exchange is.

 

Wanneer een afspraak in Exchange wordt verwijderd wordt deze in OfficeHeart als 'verwijderd' gemarkeerd. De afspraak krijgt een grijze kleur en in te tooltip wordt aangegeven dat de afspraak in een andere applicatie is verwijderd.

Omdat een afspraak in OfficeHeart gekoppeld kan zijn aan andere items (taak, emailbericht) en geregistreerd kan zijn bij een relatie of een project is er voor gekozen om OfficeHeart afspraken niet zomaar zonder meer definitief te verwijderen.

 

Bij het verwijderen van een afspraak in de OfficeHeart agenda wordt de afspraak wel direct uit de Exchange agenda verwijderd. Dit wordt gedaan met een z.g. softdelete, wat inhoud dat de door de synchronisatie verwijderde afspraken in de Exchange prullenbak staan.

 

Wanneer een OfficeHeart afspraak een locatie heeft dan wordt deze locatie ook bij de Exchange afspraak toegevoegd. Exchange vindt alleen dat alle afspraken met een locatie kennelijk een 'vergadering' zijn. Dat hoeft niet zo te zijn omdat het veld locatie in OfficeHeart bedoeld is om aan te geven waar de afspraak plaats vindt. Denk bv. aan een adres.

 

Herhaalde afspraken worden nog niet gesynchroniseerd.

De wijzigingen worden standaard om de 5 minuten gesynchroniseerd. In overleg is dit interval aan te passen.