OfficeHeart Blog

Vertrouwelijke documenten en emailberichten

Toegevoegd op 16-1-2012 door OfficeHeart in E-mail Documenten
image

Documenten en e-mailberichten kunnen als vertrouwelijke worden aangemerkt. Hiermee zijn deze alleen toegankelijk voor de opgegeven gebruikers. Andere gebruikers kunnen zien dat er een document of email aanwezig is, maar zien inhoudelijk niets.

 

Bij het samenstellen of registreren van een document of een emailbericht kan nu in OfficeHeart worden aangeven of dit document vertrouwelijk is.

 

De gebruiker welk een bepaald document of bericht als vertrouwelijk aanmerkt heeft altijd toegang tot dit document. Indien meerdere gebruikers bij dit document mogen komen kan dat worden opgegeven.

De beheerder bepaald welke gebruikers gebruik kunnen maken van deze feature. Hierdoor wordt onnodig gebruik van vertrouwelijke documenten beperkt.

 

Het gebruik van deze functie is eenvoudig. Bij het aanmaken van een nieuw e-mailbericht of document kan worden aangegeven of dit document vertrouwelijk is.

 

 

 

  • Klik op 'meerdere' om andere gebruikers op te geven die het e-mailbericht mogen inzien. 

 

 

 

De weergave van een vertrouwelijk document of emailbericht in de documentenlijst en onder de relaties en projecten is voor de gebruikers welke toegang tot dit document hebben ongewijzigd.

 

Voor gebruikers welke geen rechten hebben tot dit document (dus voor wie dit document vertrouwelijk is) wordt dit als zodanig in de lijsten getoond. Deze medewerkers kunnen dus wel zien dat er iets is, maar niet wat er is.

 


klik = groot

 

Let op: Als er in de betreffende mailbox een antwoord op de vertrouwelijke mail binnenkomt staat deze niet gemarkeerd als vertrouwelijk. Dit betekent dat het bericht dus alsnog gelezen kan worden. De binnengekomen e-mail moet geregistreerd worden als vertrouwelijk.