Wanneer en in de bellijst gewerkt wordt en er met klanten getelefoneerd wordt kan het makkelijk zijn om de bedrijfsgegevens van de klant er bij te hebben. Hiervoor hoeft niet meer gezocht te worden in de bedrijvenlijst.

Bij het digitaal versturen van een factuur kan er bijv. een collega in de cc worden meegenomen. Dit kan per klant een verschillend e-mailadres zijn. Hoe dit ingesteld moet worden wordt hieronder uitgelegd.

Binnen een bedrijf kan het voorkomen dat er met verschillende organisaties gewerkt wordt. Alle contactpersonen, groepen, bedrijven etc. kunnen aan een bepaalde organisatie gehangen worden. Zo blijft er een duidelijk onderscheid wat waar bij hoort. Hieronder staat beschreven hoe deze organisaties toegevoegd moeten worden en hoe ze gebruikt kunnen worden.

In de contactpersonenlijst, onderste deel van het bedrijvenvenster, zijn twee kolommen toegevoegd. Een kolom met de naam rol en één met omschrijving. Hoe deze rollen worden toegevoegd wordt hieronder uitgelegd.

Om overzicht te houden in het relatiebestand kunnen er groepen worden aangemaakt. Deze kunnen worden gegroepeerd naar eigen inzicht en criteria door middel van tags. En deze groepen kunnen worden opgehaald voor bijvoorbeeld een mailing naar één specifieke groep, maar ook meerdere groepen tegelijk.

Belangrijk is om alle gegevens goed en bij de juiste relatie te registreren. Berichten afkomstig van nieuwe of onbekende relaties kunnen snel en eenvoudig worden geregistreerd. Het toevoegen van nieuwe relaties is maar 1 stap.

De verschillende lijstweergaven in OfficeHeart CRM kunnen worden geëxporteerd naar Excel via de optie in het contextmenu. Adressen kunnen ook via groepen worden geëxporteerd waarbij er rekening wordt gehouden met aan- en afmeldingen.

Filter de bedrijvenlijst op koepelorganisaties en hiërarchische weergave van koepelorganisaties met onderliggende bedrijven.

Het bij elkaar zoeken van relaties op basis van regio is niet altijd even eenvoudig. Filteren op plaatsnaam werkt vaak maar voor een deel omdat hiermee rondom liggende plaatsen vergeten kunnen worden. Met de regioselectie mogelijkheid in OfficeHeart kan dit een stuk eenvoudiger. Op basis van postcodes in combinatie met een weergave op de kaart kunnen de selecties snel worden gemaakt.

Het versturen van een e-mailmailing op naam kan worden gedaan vanuit een groep of een mailinglijst. Elk bericht is in dat geval een uniek bericht. In een gepersonaliseerd bericht kunnen relatiegegevens welke bekend zijn in OfficeHeart worden opgenomen zoals bv. de aanhef. Dit artikel laat zien hoe makkelijk dit is in OfficeHeart.