E-mail is in uw organisatie niet meer weg te denken. Maar kunt u uw e-mails ook altijd terugvinden? En welke afspraak had u ook alweer met welke klant gemaakt? De e-mailmodule in OfficeHeart maakt hier voorgoed een einde aan. Berichten worden automatisch geregistreerd bij uw relaties en projecten, waardoor alle e-mails snel en gemakkelijk terug te vinden zijn – zelfs die van jaren geleden of van ex-collega’s.
OfficeHeart E-mail werkt onafhankelijk van andere applicaties en maakt geen gebruik van programma’s als Outlook, Exchange of Gmail. Het is bovendien meer dan alleen het ontvangen en versturen van berichten: dankzij de volledige integratie beschikt u altijd over een sluitend en compleet archief.
Door gebruik te maken van e-mailsjablonen en standaardondertekeningen is de externe communicatie altijd eenduidig en representatief. Alle berichten worden automatisch integraal opgeslagen in de OfficeHeart database. Het archief is daardoor niet afhankelijk van koppelingen die de gebruiker handmatig maakt. E-mail is echt onderdeel van het systeem en geen losse applicatie die ernaast staat; alle berichten maken zo direct deel uit van het archief.
Met het klantenportaal kunt u alle e-mail naar uw relaties ontsluiten. Zo hebben uw klanten ook altijd toegang tot het volledige dossier. Nooit meer misverstanden en geen onduidelijkheden meer.
Naast persoonlijke e-mailaccounts kunnen medewerkers gezamenlijke accounts gebruiken. De permissies en toegangsrechten zijn per medewerker in te stellen. Doordat elke medewerker met toegang bij het volledige archief kan, is iedereen altijd volledig geïnformeerd.
Elk bericht kan als vertrouwelijk worden aangemerkt. U geeft daarbij aan welke medewerkers toegang hebben tot het bericht. Andere medewerkers zien wel dát er een bericht is, maar niet de inhoud. Dit geldt zowel voor inkomende als uitgaande berichten.
E-mail in OfficeHeart is buitengewoon compleet. Nieuwsbrieven, mailmerges (al dan niet gepersonaliseerd), collega’s tippen, tags en beantwoorden per brief zijn slechts een greep uit de mogelijkheden. Verplaats berichten eenvoudig naar de juiste mailbox(en); collega’s krijgen dan direct het originele bericht in hun mailbox in plaats van een doorgestuurde versie. Verstuur een eerder verzonden bericht met één klik opnieuw, of kloon een bestaand bericht als nieuw concept. Verzonden berichten kunt u traceren, zodat u gedetailleerde informatie over de ontvanger krijgt.
OfficeHeart is gemaakt om mee te werken. Allerlei handige tools maken dit makkelijk en voorkomen onbedoelde fouten.
- Voorbeeldweergave voor verzenden, voorkomt onbedoeld te snel versturen
- Indicatie berichtgrootte; grote bijlagen kunnen voor bepaalde ontvangers een probleem zijn
- Automatische conversie van bijlagen naar PDF
- Automatische compressie van bijlagen
- Afdrukken naar PDF
- Export van berichten
- Getting things done met de “Opvolgen” functie
- Directe registratie van bijlagen als documenten
- Alle bijlagen in een keer downloaden
- Detailinformatie van berichten
- Spamfiltering en informatie
- Afwezigheidsassistent
- Berichtregels
- Aanvullend op de relatiedatabase een persoonlijk adresboek
- Uitgebreid zoeken, bv. ook op naam van een bijlage