Grote bestanden versturen via e-mail is niet altijd praktisch. Bijlagen zijn al snel te groot voor een mailbox en het gebruik van externe diensten betekent dat bestanden buiten de eigen omgeving worden gedeeld. Met CloudShare kunnen bestanden eenvoudig en gecontroleerd worden gedeeld via een downloadlink, vergelijkbaar met bekende diensten zoals WeTransfer, maar dan geïntegreerd binnen de eigen omgeving en huisstijl.
Bestanden delen in een paar stappen
Met CloudShare upload je één of meerdere bestanden en geef je aan met wie je deze wilt delen. Bij het versturen kan een persoonlijke toelichting worden toegevoegd, zodat voor de ontvanger direct duidelijk is waarom de bestanden worden gedeeld of wat ermee moet gebeuren.
De ontvangers krijgen vervolgens automatisch een notificatie per e-mail met een link waarmee zij de bestanden kunnen downloaden.
Het downloaden vindt plaats via het klantenportaal in de eigen huisstijl. Hierdoor komt de ontvanger niet terecht bij een externe bestandsoverdrachtdienst, maar in een herkenbare omgeving van de organisatie.
- Sleep het bestand of de bestanden naar CloudShare in OfficeHeart.
- Selecteer de geuploade bestanden – rechtermuisknop – Downloadlink mailen
- Voer het emailadres van de geadresseerde in, de eventuele opmerkingen en andere voorkeuren
- Vink de optie “Eerdere downloadlinks voor deze bestanden intrekken aan” indien nodig. Bijvoorbeeld wanneer er een nieuwere versie van een bepaald bestand ter download wordt aangeboden.
- Klik op Link versturen om de downloadlink te versturen
Extra beveiligen met een pincode
Voor bestanden die extra bescherming nodig hebben, kan CloudShare de download optioneel beveiligen met een pincode.
De pincode wordt niet samen met de downloadlink verstuurd. De afzender kan deze bijvoorbeeld telefonisch, via sms of op een andere afgesproken manier aan de ontvanger doorgeven.
Daarmee ontstaat een extra beveiligingslaag: alleen beschikken over de downloadlink is dan niet voldoende om toegang te krijgen tot de bestanden.
- Klik voor het versturen van de link op de knop “Versturen met pincode“
- Er wordt dan een 6-cijferige pincode gegenereerd welke op het klemboard wordt gezet. Verstuur deze op een andere manier naar de ontvanger, bv. per sms.
Downloadlinks zijn tijdelijk beschikbaar
Bestanden die via CloudShare worden gedeeld, blijven niet onbeperkt beschikbaar. In de systeeminstellingen kan worden bepaald hoe lang een downloadlink geldig blijft. Standaard is dit ingesteld op 14 dagen.
Let op: Na het verstrijken van deze periode zijn de bestanden niet meer te downloaden en worden de bestanden zelf verwijderd.
Inzicht in downloads
CloudShare houdt logging bij van downloads. Hierdoor is achteraf inzichtelijk wat er met een gedeelde download is gebeurd.
De afzender kan daarnaast instellen dat hij of zij een notificatie ontvangt zodra de bestanden worden gedownload. Je hoeft daardoor niet zelf te controleren of een ontvanger de bestanden inmiddels heeft opgehaald.
Ontvangers kunnen reageren
Soms is alleen weten dat een bestand is gedownload niet voldoende. Daarom kan bij het delen worden aangegeven dat ontvangers bij het downloaden een reactie kunnen achterlaten.
Een ontvanger kan bijvoorbeeld bevestigen dat de bestanden goed zijn ontvangen of direct een korte opmerking meegeven. Zo kan de terugkoppeling onderdeel worden van hetzelfde proces als de bestandsoverdracht.
Een downloadlink weer intrekken
Een verstuurde downloadlink hoeft niet actief te blijven tot de ingestelde einddatum. Eerder verzonden downloadlinks kunnen tussentijds worden ingetrokken.
Dat is bijvoorbeeld handig wanneer bestanden per ongeluk met de verkeerde persoon zijn gedeeld, wanneer er inmiddels een nieuwe versie beschikbaar is of wanneer toegang om een andere reden niet langer gewenst is.
Door de link in te trekken, kan verdere toegang tot de gedeelde bestanden direct worden geblokkeerd.
Gebruikers houden overzicht over hun eigen bestanden
Normale gebruikers hebben binnen CloudShare toegang tot de bestanden die zij zelf hebben geüpload. Ze kunnen zo hun eigen gedeelde bestanden en downloads beheren zonder toegang te krijgen tot bestanden van collega’s.
Beheerders beschikken over uitgebreidere rechten en kunnen alle gedeelde bestanden binnen de omgeving beheren. Hierdoor blijft er centraal overzicht en kan waar nodig worden ingegrepen.
Een professioneel alternatief voor losse bestandsoverdrachtdiensten
CloudShare combineert het gemak van een WeTransfer-achtige manier van bestanden delen met de voordelen van een geïntegreerde oplossing.
Bestanden worden tijdelijk beschikbaar gesteld, downloadlinks kunnen worden ingetrokken, toegang kan aanvullend met een pincode worden beveiligd en downloads worden gelogd. Tegelijkertijd verloopt de communicatie met de ontvanger vanuit een herkenbare omgeving in de huisstijl van de organisatie.
Zo biedt CloudShare een eenvoudige manier om grote of gevoelige bestanden te delen, terwijl de organisatie zelf de controle houdt over toegang, bewaartermijnen en beheer.