E-mailaccount voor scannen

Scannen naar email kan vrijwel elke scanner al jaren. De scan wordt dan als PDF bijlage gemaild naar een opgegeven emailadres. Met OfficeHeart is de afhandeling en registratie van deze gescande documenten eenvoudig en efficiënt.

Doel is dat de afhandeling en de verdere verwerking van de scans niet meer tijd kost dan strikt noodzakelijk. Handmatig verwerken van de emailberichten is daarom dan ook geen optie.

Per emailaccount kan worden aangegeven of deze wordt gebruikt als ‘digitalisatie mailbox’. Voor alle berichten welke in een van deze mailboxen binnenkomt worden alleen de bijlagen opgeslagen. Daarna wordt het bericht verwijderd. Dit kan worden ingesteld onder Beheer-E-mailaccounts-Account openen – vinkje ‘E-mailaccount voor digitaliseren/scannen’ aanzetten. 

Let dus op: De berichten zelf worden verwijderd!

De bijlagen worden in een lijst van te verwerken documenten(Ontvangen bestanden onder Email) geplaatst. Vanuit deze lijst kunnen deze eenvoudig als document worden geregistreerd, als bijlage aan een emailbericht worden gekoppeld, gedownload of worden opgeslagen in de OfficeShare.

Om de verwerking en een juiste registratie nog makkelijker te maken wordt er een preview getoond van de meest voorkomende bestandstypes waaronder .doc, .docx, .pdf, rtf en verschillende afbeeldingsformaten.

Na verwerking van het ingekomen document wordt deze verwijderd uit de lijst.

Welke medewerkers toegang hebben tot deze feature kan worden onder rollenbeheer worden opgegeven.