Voorloper OfficeHeart

Mailing versturen

In OfficeHeart kunnen er eenvoudig e-mail en worddocument mailingen worden uitgevoerd. Dit artikel laat zien hoe een worddocumentmailing kan worden uitgevoerd.

De mailing bestaat uit twee zaken, een brondocument en een mailinglijst. Het brondocument is een worddocument dat aangemaakt wordt op basis van een sjabloon.

In het startportaal staat onder Documenten het kopje Brondocumenten. 

  • Klik op +Nieuw om een nieuw bronddocument te openen. 
  • Kies in het template selectie venster het gewenste sjabloon.
  • Door dubbel te klikken op dit sjabloon verschijnt er een nieuw venster waarin de gegevens van het document kunnen worden ingevoerd. Als alle gegevens ingevuld zijn kan het nieuwe document voltooid worden. 
  • Het brondocument word geopend in een WordEditor van OfficeHeart op een nieuw tabblad in de browser.

Bij het aanmaken van het brondocument worden de velden zoals aanhef, adres etc. nog niet gevuld. Deze velden wordt pas gevuld op het moment van daadwerkelijk samenvoegen en moeten daarom blijven staan in het brondocument. Het brondocument is dus niet een ‘normaal’ document waarbij gelijk al de gegevens van de ontvanger zijn ingevuld. Het is het basisdocument dat straks bij het samenvoegen wordt aangevuld met gegevens van de betreffende relaties.

De tekst kan worden aangevuld of gewijzigd.

Nadat alles er in staat wat er in moet, kan het document worden opgeslagen. Het brondocument is aangemaakt. 

 

Brondocument aan mailing koppelen:

Om het brondocument aan de mailing te koppelen, moet er eerst een mailinglijst aangemaakt worden. Onder het kopje Documenten staat Mailinglijsten.

  • Klik op ‘+ Mailinglijst toevoegen’ om een nieuwe mailinglijst aan te maken. 
  • Vul in het pop-up venster de naam en omschrijving van de mailinglijst in en klik op ‘Opslaan’

Zodra de mailinglijst gegevens opgeslagen worden komt deze bovenin de lijst mailinglijsten te staan. 

  • Selecteer een mailinglijst en kies in het contextmenu voor ‘Toevoegen’ en vervolgens voor ‘Contactpersoon’ of ‘Groep’. Let op: als u uw contacten niet in groepen heeft ingedeeld, kan er geen groep worden toegevoegd.

Wanneer de contactpersonen/groepen aan de mailinglijst zijn toegevoegd kan de mailing worden aangemaakt. De toegevoegde contactpersonen worden onderin het scherm weergegeven wanneer de mailing is geselecteerd. 

  • Klik op ‘Mailing uitvoeren’ in het contextmenu.
  • Vul in het pop-up venster de gewenste gegevens in. Het bronddocument is het document zoals hierboven aangemaakt. 
  • Klik op ‘Mailing uitvoeren’ om de documenten aan te maken. 
  • De mailmergemonitor wordt geopend, dit is een overzicht van alle mailingen die eerder zijn uitgevoerd. De aangemaakte mailing staat bovenaan. Het kan ongeveer 5 minuten duren voordat het document is verwerkt. Vernieuw de pagina om te zien of het document is verwerkt of niet. 
  • Het daadwerkelijk samenvoegen van de documenten gebeurt op de achtergrond om te voorkomen dat het frontend blijft wachten op het resultaat. Bij kleinere aantallen zou dat nog kunnen maar bij 10.000+ is dat een ander verhaal.
  • Selecteer de mailing en klik in het contextmenu op ‘Samengevoegd document downloaden’ om de documenten te downloaden. Let op: wanneer de mailing nog niet is uitgevoerd zullen er geen documenten beschikbaar zijn. 
  • Let op: Standaard worden de samengevoegde documenten niet getoond onder Alle documenten. Dit om te voorkomen dat bij grote mailingen de eerste 10.000 records identiek zijn behalve de relaties. De mailingdocumenten kunnen worden getoond door het vinkje “Inclusief mailingdocumenten” in de knoppenbalk aan te zetten.
  • Let op: Als er bij een tweede mailing hetzelfde brondocument gebruikt wordt als bij de eerste, verdwijnen de eerste mailingdocumenten uit de documentenlijst.