Samenvoegvelden

Een overzicht van de samenvoegvelden die gebruikt kunnen worden in sjablonen en templates. Op het moment van genereren van bijv. een document zal OfficeHeart gegevens uit het systeem plaatsen op de plek van het samenvoegveld. 

Samenvoegvelden invoegen in Word

Een documentsjabloon kan in Word worden gemaakt. Velden kunnen als volgt worden ingevoegd:

  • Ga in het sjabloon staan op de plaats waar het samenvoegveld moet worden ingevoegd.
  • Tab Invoegen
  • Klik op Snelonderdelen – Veld
  • Selecteer onder ‘Veldnamen’ MergeField
  • Vul onder de veldeigenschappen bij Veldnaam een van de namen uit onderstaand overzicht in.
  • Klik op Ok

Let op 1: Plaats de velden niet tegen elkaar aan. Er dient minimaal 1 karakter tussen te staan als de velden op dezelfde regel worden gebruikt. Dit mag een spatie zijn.

Let op 2: Als de naam van een veld niet goed is gespeld, verwijder dan dit veld en voeg een nieuw veld toe met de juiste naam. Om te controleren of een veld goed in het sjabloon staat kan in Word de ‘andere veld weergave’ worden gebruikt. Het veld wordt dan zo getoond: { MERGEFIELD BEDRIJF \* MERGEFORMAT } in plaats van «BEDRIJF»

Wanneer velden niet goed worden gevuld bij het samenvoegen verwijder dan het veld en voeg deze opnieuw toe. Het wijzigen (van bv. de naam) van een bestaand veld is foutgevoelig.

Samenvoegvelden invoegen in Exceldocumenten

Gegevens vanuit OfficeHeart kunnen ook in Exceldocumenten worden gebruikt. Het gebruik van samenvoegvelden in Excel is eenvoudig;

– Selecteer het werkblad en de cel waarin de uiteindelijke gegevens moeten komen te staan. Bv. de bedrijfsnaam.

– Type in deze cel de tekst: [BEDRIJF]

Op het moment van samenstellen wordt de tekst [BEDRIJF] vervangen door de bedrijfsnaam zoals deze in OfficeHeart staat. 

Let op de blokhaken en de namen van de velden dienen in hoofdletters te zijn.

Zowel Exceldocumenten (.xlsx) als Excelsjablonen (*.xltx) kunnen als OfficeHeart Excelsjabloon worden gebruikt.

Samenvoegvelden voor bedrijfsgegevens

 Veldnaam
Omschrijving
 BEDRIJFBedrijfsnaam
 RELATIECODERelatiecode van het bedrijf
 INTERNETUrl van de website
 EMAILAlgemeen emailadres
 BRINSpecifiek veld voor scholen
 STATUSStatus van het bedrijf
 FAXFaxnummer
 TELEFOONTelefoonnummer
 BESTUURSNUMMERSpeciaal veld voor scholen
 BTWBTW nummer
 REKENINGBankrekeningnummer
 GEBRUIKERSNAAMGebruikersnaam zoals opgegeven onder de tab Overig
 KOEPELNAAMNaam van bovenliggende organisatie (koepelorganisatie)
 RELATIEBEHEERDERNaam van de relatiebeheerder van de betreffende organisatie
 RELATIEBEHEERDER1       Gelijk aan RELATIEBEHEERDER
 RELATIEBEHEERDER2Dit veld wordt in bepaalde omgevingen gebruikt als ‘Fiscalist’
 RELATIEBEHEERDER3Dit veld wordt in bepaalde omgevingen gebruikt als ‘Accountant’
 SBISBI code van het bedrijf, bevat zowel de code als de omschrijving.
 KVKKamer van Koophandel nummer
 TEKSTVELD1Vrij tekstveld, 9 tekstvelden beschikbaar. Het cijfer aan het einde geeft het veldnummer aan. De veldnaam voor tekstveld 4 is dus TEKSTVELD4
 DATUMVELD1Vrij datumveld. 7 datumvelden beschikbaar. Het cijfer aan het einde geeft het veldnummer aan. De veldnaam voor datumveld 6 is dus DATUMVELD6

 

Samenvoegvelden voor contactpersonen

 VeldnaamOpmerking
 TELEFOONDIRECT    Telefoonnummer van de contactpersoon
 FAXDIRECTFaxnummer van de contactpersoon
 FUNCTIEFunctie van contactpersoon
 AFDELINGAfdeling van contactpersoon
 EMAILWERKE-mailadres van de contactpersoon
 MOBIELMobiel telefoonnummer

Samenvoegvelden voor adresgegevens

 Veldnaam
Omschrijving
 ADRESHet als standaard ingestelde adres
 POSTCODE 
 PLAATS 
 LOCATIE 
 LAND 
 PRIADRESHet primaire adres (welk adressoort primair of secondair is, is op te geven bij samenstellen van document)
 PRIPOSTCODE    
 PRIPLAATS 
 PRILOCATIE 
 PRILAND 
 SECADRESHet secondaire adres
 SECPOSTCODE 
 SECPLAATS 
 SECLAND 

Samenvoegvelden voor persoonsgegevens

 Veldnaam Opmerking
 TITELTitel zoals bv. ir., dr. etc.
 INITIALEN 
 ADRESSERINGDe heer dr. J. Jansen
 AANHEFFORMEELGeachte heer Jansen
 AANHEFINFORMEELBeste Jan
 VOORVOEGSEL 
 VOORNAAM 
 ACHTERNAAM 
 TAVGelijk aan adressering met als prefix: t.a.v.
 TAV2Gelijk aan TAV met dit verschil dat er een ‘enter’ voor wordt geplaatst. Wanneer dan bv. BEDRIJF en TAV2 achter elkaar worden geplaatst (met een spatie er tussen) wordt voorkomen dat er een lege regel in het adresblok komt te staan. Wanneer BEDRIJF en TAV onder elkaar staan wordt er een lege regel getoond indien er geen persoon is opgegeven.
 EMAILPRIVEPrive emailadres zoals opgegeven bij de persoonsgegevens
 VOLLEDIGENAAMJansen, J. van de
 FAXPRIVE 
 TELEFOONPRIVE 
 MOBIELPRIVE 
 ADRESPRIVE 
 POSTCODEPRIVE 
 PLAATSPRIVE 
 LANDPRIVE 
 LOCATIEPRIVE 
 RELATIECODEPERSOONDe relatiecode van de persoon

 

Overige samenvoegvelden

 Veldnaam Opmerking
 KENMERKDocumentkenmerk
 ONDERWERPOnderwerp van het document
 ONDERTEKENINGNAAMFORMEELDe formele naam van de ingelogde gebruiker
 ONDERTEKENINGNAAMINFORMEEL  De informele naam van de ingelogde gebruiker
 ONDERTEKENINGFUNCTIEFunctie van de ingelogde gebruiker of van de gebruiker welke als ‘In opdracht van’ is opgegeven.
 GEBRUIKERSNAAMFORMEEL Gelijk aan ONDERTEKENINGNAAMFORMEEL
 GEBRUIKERSNAAMINFORMEELGelijk aan ONDERTEKENINGNAAMINFORMEEL
 GEBRUIKERSFUNCTIEGelijk aan ONDERTEKENINGFUNCTIE
 PROJECTProjectnummer
 PROJECTONDERWERPOnderwerp van het project
 DOCUMENTNUMMERDocumentnummer, is het eerste deel van het documentkenmerk.
 DATUMHuidige datum in het format: 1 januari 2014
 DATUMLANGHuidige datum in her format: woensdag, 1 januari 2014
 GEBRUIKERSEMAILE-mailadres van de ingelogde gebruiker
 GEBRUIKERSTELEFOONTelefoonnummer van de ingelogde gebruiker
 DOCUMENTNAAM‘Bestandsnaam’ van het document
 IOFORMEELDe formele naam van een andere medewerker indien is aangegeven dat het document wordt gemaakt in opdracht van een ander.
 IONAAMGelijk aan IOFORMEEL
 IOINFORMEEL 
 IOFUNCTIE 
 ADRESSERINGKORTDhr. J. Jansen in plaats van ‘de heer J. Jansen’
 TAVKORTT.a.v. J. Jansen in plaats van ’t.a.v. de heer J. Jansen
 GESLACHTKORTV of M
 GESLACHTLANGMan of Vrouw
 PROJECTTEXT1Eerste vrije tekst veld van een project
 PROJECTTEXT2 
 PROJECTTEXT3 
 PROJECTTEXT4 
 PROJECTTEXT5 

Samenvoegvelden voor generieke ondertekening

De waarde welke in onderstaande velden wordt geplaatst zijn de waarden van de gebruiker die als ‘In opdracht van’ is opgegeven. Wanneer deze ontbreekt dan worden de gegevens van de ingelogde gebruiker gebruikt.

 Veldnaam
Omschrijving
 ONDERTEKENINGFormele naam van de gebruiker ‘In opdracht van’ of van de ingelogde gebruiker 
 ONDERTEKENINGINFORMEEL  Informele naam van de gebruiker ‘In opdracht van’ of van de ingelogde gebruiker
 ONDERTEKENINGFUNCTIEFunctie van de gebruiker ‘In opdracht van’ of van de ingelogde gebruiker

 

Voor specifieke HTML documenten, templates of sjablonen kunnen onderstaande velden worden gebruikt: 

Velden in e-mailberichten

ONDERTEKENINGformele naam van de ingelogde gebruiker
ONDERTEKENINGINFORMEEL informele naam van de ingelogde gebruiker
 EMAILe-mailadres van de ingelogde gebruiker
 FUNCTIEfunctie van de ingelogde gebruiker
 TELEFOONtelefoonnummer vaste lijn
 MOBIEL mobiele nummer
 WERKDAGENdagen waarop ingelogde gebruiker werkt
 HANDTEKENINGhandtekening zoals ingevoerd onder Portaal – Voorkeuren (dit kan elke gebruiker zelf onderhouden)

Velden bij mailen planning

PLANNINGTabel met data(datum, starttijd, eindtijd, omschrijving)
BERICHTToelichting welke ingevoerd kan worden als begeleidend schrijven bij versturen van de planning.
STARTDATUM  Startdatum van de periode waarvoor de planning wordt verstuurd.
EINDDATUMEinddatum van de periode waarvoor de planning wordt verstuurd.

Velden bij mail notitie

ONDERWERP onderwerp van notitie
 OMSCHRIJVING inhoud van notitie
 MEDERWERKER naam van ingelogde gebruiker
 AANHEF aanhef van de persoon aan wie de notitie is gekoppeld
 DATUM datum van aanmaken notitie
 ONDERTEKENING gelijk aan MEDEWERKER
 BRIN brin vode van de relatie (dit is niet in alle omgevingen beschikbaar)
 NUMMER het nummer van de notitie (dit kan als referentie worden gebruikt)

Velden bij sjabloon factuur

DATUM  (dd-MM-yyyy)
 DATUMLANG  (1 januari 2020)
 NUMMER Factuurnummer
 FACTUURADRES  Adres
 FACTUURPOSTCODE  Postcode
 FACTUURPLAATS Plaats
 BEHANDELDDOOR  Welke werknemer de factuur heeft aangemaakt
 UWREFERENTIE  Referentie
 FACTUURREFERENTIE  Hier wordt de tekst “Uw kenmerk:” gevolgd door een tab automatisch voorgezet.
 KENMERK  Alleen het kenmerk
 FACTUURAANHEF  Aanhef voorafgegaan met een enter
 FACTUURTAV  Aanhef voorafgegaan met een enter en ‘T.a.v.’
 NAAM  Bedrijfsnaam
 TOEVOEGING  Toevoeging voorafgaan door een enter
 PROJECT  Projectnummer
 PROJECTOMSCHRIJVING  Projectomschrijving
 CONDITIE  Betalingsconditie
 INVOICE  De daadwerkelijke factuur, tabel met aantal, omschrijving enz.
 VERVALDATUM  Datum waarop de factuur betaald moet zijn(DD-MM-YYYY)
 VERVALDATUMLANG  Datum waarop de factuur betaald moet zijn(1 januari 2020)

Velden bij mailen belitem

ONDERWERP  onderwerpregel van het belitem
 OMSCHRIJVING  omschrijving/inhoud van belitem
 MEDERWERKER  naam van ingelogde gebruiker
 AANHEF  aanhef met naam(indien opgegeven)
 ONDERTEKENING  gelijk aan MEDEWERKER
 BRIN  brin of bestuursnummer van de aan het item gekoppelde bestuur of school

Velden voor sjablonen bij meldingen

 INCIDENTNO meldingsnummer
 NUMMER meldingsnummer
 ONDERWERP onderwerp van de melding
 EMAIL emailadres van vraagsteller (wat gekoppeld is aan melding)
 BEDRIJF bedrijfsnaam
 PERSOON persoonsnaam
 TELEFOON telefoonnummer
 EXTRAINFO inhoud van het extra info veld (dit is niet in alle omgevingen beschikbaar)
KEUZELIJST 1 waarde van vrij keuze veld
 KEUZELIJST 2 ”
 KEUZELIJST 3 ”
 KEUZELIJST 4 ”
 KEUZELIJST 5 ”
 KEUZELIJST 6 ”
 KEUZELIJST 7 ”
 TEKSTVELD 1 inhoud van vrij tekstveld
 TEKSTVELD 2 ”
 OORSPRONKELIJKE_MELDING oorspronkelijke vraag van de melding
 OMSCHRIJVING omschrijving van de melding (veelal gelijk aan de oorspronkelijke vraag)
 REACTIEhet laatst ingevoerde antwoord bij de melding
 DATUMdatum aanmaken/toevoegen van de melding
 MEDEWERKER naam van de ingelogde gebruiker
 ONDERTEKENING gelijk aan MEDEWERKER
 REACTIES totaal overzicht van alle in- en uitgaande reacties (is html-tekst)
 BRIN brin van een relatie (dit is niet in alle omgevingen beschikbaar)
 BRIN6 brin in de 6 karakter notitie (incl. vestigingsnummer) (dit is niet in alle omgevingen beschikbaar)
 AANHEF aanhef op basis van een eventueel gekoppeld persoon. (vb. Geachte heer Jansen)