In OfficeHeart wordt er gebruik gemaak van verschillende templates of sjablonen. Deze kunnen worden gebruikt als basis voor Worddocumenten en e-mailberichten. Deze sjablonen kunnen worden onderhouden onder Beheer. Deze optie is alleen beschikbaar als hiervoor rechten aan de medewerker zijn toegekend.

Wordsjablonen kunnen in MS Word worden gemaakt en daarna worden geupload naar OfficeHeart. Een sjabloon is een gewoon worddocument. Een .doc of een .docx bestand. De plaatsen waar gegevens vanuit OfficeHeart in het document moeten worden geplaatst worden in het sjabloon aangegeven met samenvoegvelden.

Wanneer een gebruiker zijn of haar wachtwoord is vergeten kan de gebruiker zelf een nieuw wachtwoord opvragen. Voorwaarde hiervoor is dat er voor deze gebruiker een geldig e-mailadres in ingevuld bij het Persoonlijke Portal of onder Beheer - Gebruikers (alleen beschikbaar voor gebruikers met beheerdersrechten). Dit e-mailadres wordt gebruikt voor het toekennen van een nieuw wachtwoord.

Een OfficeHeart gebruiker kan zelf zijn wachtwoord wijzigen. Dit kan vanuit de navigatiebalk en vanuit het portal. In deze blog wordt dit proces stap voor stap beschreven.

E-mailberichten dienen geregistreerd te worden. Registreren houdt in dat ontvangen berichten worden gekoppeld aan een relatie en eventueel een project. Door deze registratie kunnen berichten later eenvoudig en snel worden teruggevonden en ontstaat er per relatie automatisch een sluitend dossier.

OfficeHeart kan worden gebruikt van uit verschillende browsers. Belangrijk is om altijd gebruik te maken van een recente browser. Dit is om meerdere redenen belangrijk. Nieuwere browsers zijn sneller, veiliger en de kans op weergave problemen is minder groot.

OfficeHeart kent een portal. Dit is een soort overzichts- of dashboardpagina. Nieuwsberichten kunnen hier worden gepubliceerd, gebruikers kunnen zelf bepalen welke widgets (statistieken, recente documenten, takenlijst, afspraken etc.) worden getoond en de persoonlijke voorkeuren kunnen er worden ingesteld.

Het uitvoeren van een mailmerge (van worddocumenten) is mogelijk in OfficeHeart. Hierbij kunnen er o.a. relatiegegevens worden gebruikt in de documenten. Het afdrukken van etiketten is vanuit een webapplicatie wat lastiger om er geen directe verbinding bestaat met een labelprinter.

In OfficeHeart kunnen snel grote aantallen relaties en projecten voorkomen. Deze kunnen op verschillende manieren worden georganiseerd en geordend. Een voorbeeld hiervan is Favorieten.

Bij het samenstellen van een nieuw bericht kan het voorkomen dat er per abuis net even te snel of te vroeg op de knop "Verzenden" wordt geklikt. Om dit te voorkomen en om tevens een visuele controle op de inhoud en opmaak van het bericht te hebben is de mogelijkheid toegevoegd om bij verzenden eerst nog een controle venster weer te geven. Pas na bevestiging wordt het bericht verstuurd.