De binnenkomende e-mailberichten worden, indien de afzender bekend is, geregistreerd onder de betreffende klant. Het is mogelijk om vanuit de mailbox het bericht om te zetten naar een melding. Dit scheelt tijd en werk omdat er anders een nieuwe melding aangemaakt moet worden.

Documenten kunnen of direct bij het aanmaken, of later wanneer deze gereed zijn, op de verzendlijst worden geplaatst. Met de verzendlijst kan worden bijgehouden wanneer, door wie en of de documenten ook daadwerkelijk zijn verstuurd. Dit geldt ook voor mailingen.

In OfficeHeart kunnen er eenvoudig e-mail en worddocument mailingen worden uitgevoerd. Dit artikel laat zien hoe een worddocumentmailing kan worden uitgevoerd.

Incidenten in OfficeHeart zijn gekoppeld aan een rubriek. Deze rubrieken kunnen zelf worden onderhouden. Het wijzigen van een rubriek bij een incident kan door een rubriek te selecteren in een zg. treeview. De volgorde waarin de rubrieken in deze boomstructuur werden getoond was voorheen altijd alfabetisch. Nu is het mogelijk om de volgorde zelf te bepalen.

In OfficeHeart wordt er gebruik gemaak van verschillende templates of sjablonen. Deze kunnen worden gebruikt als basis voor Worddocumenten en e-mailberichten. Deze sjablonen kunnen worden onderhouden onder Beheer. Deze optie is alleen beschikbaar als hiervoor rechten aan de medewerker zijn toegekend.

Wordsjablonen kunnen in MS Word worden gemaakt en daarna worden geupload naar OfficeHeart. Een sjabloon is een gewoon worddocument. Een .doc of een .docx bestand. De plaatsen waar gegevens vanuit OfficeHeart in het document moeten worden geplaatst worden in het sjabloon aangegeven met samenvoegvelden.

Wanneer een gebruiker zijn of haar wachtwoord is vergeten kan de gebruiker zelf een nieuw wachtwoord opvragen. Voorwaarde hiervoor is dat er voor deze gebruiker een geldig e-mailadres in ingevuld bij het Persoonlijke Portal of onder Beheer - Gebruikers (alleen beschikbaar voor gebruikers met beheerdersrechten). Dit e-mailadres wordt gebruikt voor het toekennen van een nieuw wachtwoord.

Een OfficeHeart gebruiker kan zelf zijn wachtwoord wijzigen. Dit kan vanuit de navigatiebalk en vanuit het portal. In deze blog wordt dit proces stap voor stap beschreven.

E-mailberichten dienen geregistreerd te worden. Registreren houdt in dat ontvangen berichten worden gekoppeld aan een relatie en eventueel een project. Door deze registratie kunnen berichten later eenvoudig en snel worden teruggevonden en ontstaat er per relatie automatisch een sluitend dossier.

OfficeHeart kan worden gebruikt van uit verschillende browsers. Belangrijk is om altijd gebruik te maken van een recente browser. Dit is om meerdere redenen belangrijk. Nieuwere browsers zijn sneller, veiliger en de kans op weergave problemen is minder groot.