Gepersonaliseerde e-mailmailing

Het versturen van een e-mailmailing op naam kan worden gedaan vanuit een groep, mailinglijst of losse e-mail. Elk bericht is in dat geval een uniek bericht. In een gepersonaliseerd bericht kunnen relatiegegevens welke bekend zijn in OfficeHeart worden opgenomen zoals bv. de aanhef.

Bij een gepersonaliseerde mailing wordt er voor elke ontvanger een apart bericht samengesteld. In dit bericht kunnen gegevens vanuit OfficeHeart worden opgenomen. Welke gegevens wordt bepaald door de velden welke in het bericht of template zijn opgenomen.

 

Belangrijk!  Bij mailingen is het van belang dat het uiteindelijke bericht er goed uit ziet en de inhoud juist is. Als dit niet het geval is worden er gelijk veel ontvangers geconfronteerd met een ander bericht dan was gepland.

Voer daarom altijd eerst een testmailing uit met een kleine groep (2 ontvangers – waaronder uw eigen e-mailadres – is al voldoende). Zeker bij gebruik van templates is dit aan te bevelen. Wanneer alles er goed uitziet kan de definitieve mailing worden uitgevoerd.

 

Uitvoeren van mailingen

  • Het uitvoeren van een gepersonaliseerde e-mailmailing kan vanuit Groepen of Mailinglijsten. Selecteer de gewenste groep of mailinglijst en klik op de optie “Gepersonaliseerde mailmerge” in het contextmenu.
  • Er wordt een nieuw e-mailbericht geopend waarin de gewenste groep of mailinglijst staat geselecteerd. Selecteer het gewenste template met de knop “Sjabloon” in de header. Het template wordt geopend en weergeven. De inhoud van dit template kan hier indien nodig worden gewijzigd.
  • Op de plaatsen waar straks bij het versturen de persoonlijke gegevens komen te staan, staan nu nog zg. velden. Voor de aanhef (bv. Geachte heer Jansen) is dat __##AANHEF##__. Het toevoegen of wijzigen van een samenvoegveld kan door deze gewoon in te typen. Let goed op de syntax.
  • Het daadwerkelijk versturen van de e-mailberichten gebeurt op de achtergrond. Het tijdstip waarop dit dient te gebeuren kan worden opgegeven. Bij grote aantallen is het te overwegen om dit buiten kantoortijden te doen. Dit kan worden opgegeven “Uitvoeren op”.
  • Klik op Verzenden om de mailing te versturen. De mailing wordt klaargezet om te versturen en de voortgang hiervan is te volgen in de mailmerge monitor.

 

Let op: wanneer er een gepersonaliseerde e-mail wordt aangemaakt vanuit een nieuw e-mailbericht, selecteer eerst de optie ‘Mailmerge’ – ‘E-mail versturen naar groep/mailinglijst, gepersonaliseerd’ en daarna pas het sjabloon. Wanneer dit andersom gebeurt worden de invoegvelden niet juist ingevuld. 

Aan of afmeldingen

Indien er gebruik wordt gemaakt van de module Inschrijvingen is de optie beschikbaar om Afmeldingen uit te sluiten. Door het aanvinken van deze optie wordt voorkomen dat personen welke zich hebben afgemeld toch nog een bericht ontvangen. Zeker bij het versturen van nieuwsbrieven is het van belang om deze optie aan te zetten.

 

Let op: de optie om afmeldingen uit te sluiten is alleen beschikbaar wanneer de mailing wordt geïnitieerd vanuit Groepen. Een mailinglijst kan worden gekopieerd naar een groep waardoor het wellicht het eenvoudigst is om altijd groepen als vertrekpunt te nemen.