Instellingen voor vergaderverzoeken
Vanuit afspraken kunnen vergaderverzoeken worden verstuurd. Er zijn drie verschillende soorten vergaderverzoeken. Nieuwe uitnodigingen, wijzigingen op bestaande uitnodigingen en annuleringen. Voor het versturen van vergaderverzoeken kunnen sjablonen in verschillende talen worden gebruikt.
Instellingen per taal
Er kunnen 3 verschillende templates per taal worden ingesteld:
- Voor versturen van nieuwe verzoeken
- Voor versturen van updates van bestaande afspraken (bv. andere tijd)
- Voor annuleren van een afspraak (intrekken van een vergaderverzoek)
Hiervoor moeten een aantal instellingen goed staan:
- De vergaderverzoekinstellingen in de tabel ‘Vergaderverzoeksjablonen’
- De beschikbare talen, te onderhouden in de tabel ‘Talen’. In deze tabel kunnen de volgende waarden worden gebruikt:
Verzoeksjablonen - instellingen
Template:
De verwijzing naar het te gebruiken emailtemplate. Emailsjablonen staan onder de map emailtemplates. Dat is een vaste map en hoeft daarom niet opgegeven te worden. De invoer is dus bv.: “systeem\appointmentinviteenglish.html”
Soort:
Je hebt verschillende soorten acties, deze zijn elk benoemd met het volgende ID:
1 = nieuw vergaderverzoek
2 = wijziging van een eerder verzonden verzoek
3 = annuleren van een eerder verzonden verzoek
Prefix:
Het gebruik van een prefix is optioneel. De opgegeven tekst word voor het onderwerp van de te verzenden mail gezet. Een ontvanger kan hierdoor makkelijk zien of het een wijziging of een annulering betreft.
Gebruik van verschillende talen
Een taal wordt pas gezien als ‘bruikbaar’ als er in de ‘vergaderverzoeksjablonen’ tabel voor alle 3 de soorten vergaderverzoeken instellingen zijn opgegeven. Als er 3 records voor de desbetreffende taal zijn is het geen enkel probleem om voor alle soorten hetzelfde template te gebruiken.
Bij de details van een afspraak wordt in dat geval een soort van taalkeuze geboden
Klik op Instellingen uitnodiging om de taal te wijzigen. Deze taal geldt voor deze afspraak. M.a.w. per afspraak moet de taal worden aangegeven.
Als er een andere taal wordt geselecteerd wordt dat met een ander icoontje weergegeven:
Standaard sjablooninstellingen (taalonafhankelijk)
Als er geen instellingen per taal zijn gemaakt dan worden de sjablonen gebruikt zoals bij de volgende instellingen onder Beheer – Instellingen zijn opgegeven:
- Nieuwe afspraken: Afspraken; vergaderverzoeksjabloon voor nieuwe afspraken
- Wijzigingen: Afspraken; vergaderverzoeksjabloon voor wijzigingen in bestaande afspraken
- Annuleren: Afspraken; vergaderverzoeksjabloon voor annuleren van afspraken
Het als standaard ingesteld sjabloon is emailtemplates\Systeem\AppointmentInvite.html
Beschikbare velden in de vergaderverzoeksjablonen
In de templates kunnen de volgende velden worden gebruikt, zie ook: https://www.officeheart.nl/velden/
Veldnaam | Omschrijving |
ONDERWERP | Onderwerp van de afspraak |
LOCATIE | Locatie van de afspraak |
STARTTIJD | Starttijd van de afspraak |
EINDTIJD | Eindtijd van de afspraak |
OMSCHRIJVING | Omschrijving van de afspraak |
ONDERTEKENING | Formele naam van de ingelogde gebruiker |
LINK | Link of url zoals opgegeven bij de afspraak (bv. voor een online meeting) |
Velden moeten in emailtemplates in het format __##VELDNAAM##__ worden gebruikt. (dubbele underscore, dubbel hekje).