Belangrijk is om alle gegevens goed en bij de juiste relatie te registreren. Berichten afkomstig van nieuwe of onbekende relaties kunnen snel en eenvoudig worden geregistreerd.
Wanneer berichten binnenkomen in OfficeHeart worden deze vet weergegeven. Dit betekent dat deze berichten nog niet zijn geregistreerd. Berichten welke afkomstig zijn van bekende relaties (relaties waarvan het emailadres bekend is in OfficeHeart) worden automatisch gekoppeld aan deze relatie.
De registratie van deze berichten is dan niets meer dan een bevestiging dat het bericht ook bij deze relatie hoort.
Wanneer een bericht van een nieuwe relatie of contactpersoon afkomstig is kan deze koppeling nog niet automatisch worden gemaakt. Voor een juiste registratie zullen eerst de relatiegegevens in OfficeHeart opgevoerd moeten worden.
Dit kan eenvoudig worden gedaan vanuit het emailregistratievenster.
Nieuw bedrijf
Zowel het bedrijf als de persoon komen nog niet voor in OfficeHeart
Wanneer bij Bedrijf de naam van de afzender wordt ingevoerd wordt er gezocht naar een mogelijke overeenkomst. Staat het bedrijf er niet tussen? Dan kan door op de link ‘Nieuw bedrijf toevoegen’ er een nieuw bedrijf worden toegevoegd.
In het pop-up venster kunnen het bedrijf en de contactpersoon beide worden ingevuld. De e-mail wordt dan gekoppeld aan het nieuw aangemaakte bedrijf en de daarbij ingevulde persoon.
Onderaan kan onder Overige gegevens de nieuwe relatie gelijk aan een groep worden toegevoegd en wanneer gebruik wordt gemaakt van meerdere organisaties of afdelingen binnen OfficeHeart kan worden aangegeven voor welke organsaties deze relatie beschikbaar is.
Na het toevoegen wordt het e-mailregistratievenster weer getoond waarbij dan de gegevens van de nieuwe relatie al zijn ingevuld.
Wanneer er bij het invoeren van de gegevens van de nieuwe relatie geen emailadres wordt ingevuld kan het afzenderadres van het bericht bij de nieuwe relatie worden opgeslagen door op de knop ‘E-mailadres opslaan’ te klikken.
Het is dus niet nodig om het emailadres over te typen of te kopieren en te plakken. Bij het opvoeren van de nieuwe relatie leeg laten en daarna op de knop klikken.
De nieuwe relatie is nu toegevoegd. Nieuwe berichten van deze afzender zullen nu voortaan automatisch worden gekoppeld.
Nieuw contactpersoon
Bestaat het bedrijf al in OfficeHeart, maar ontvangt u een bericht van een nieuwe contactpersoon binnen dat bedrijf?
Vul in het emailregistratievenster het bedrijf in. Dit is dus een bestaand bedrijf in OfficeHeart.
Vul bij de persoon de achternaam in van de toe te voegen contactpersoon en klik op de link Nieuwe persoon toevoegen.
Een zelfde venster wordt nu getoond waarbij de bedrijfsgegevens alleen lezen zijn en de gegevens van de nieuwe contactpersoon kunnen worden opgevoerd.
Emailadres kan hier dus worden leeggelaten, dit kan na het sluiten van dit venster met 1 druk op de knop bij deze contactpersoon worden vastgelegd.