Vanuit OfficeHeart is het mogelijk om digitaal facturen te versturen. Dit kan bijvoorbeeld op eigen briefpapier worden gedaan. Hiervoor is wel een e-mail template nodig. Om een factuur digitaal te versturen zijn de volgende stappen nodig:
E-mailtemplate maken en koppelen
- Maak een e-mailtemplate om facturen te versturen
- Invoegvelden die in dit template gebruikt kunnen worden zijn te vinden in het blogartikel: invoegvelden
- Upload het template vervolgens in de map e-mailtemplates via ‘Beheer’ – ‘Bestandsbeheer’ – ‘Emailtemplates’
![digitaal facturen](https://www.officeheart.nl/wp-content/uploads/2021/09/1-1-1-e1658143799738.png)
Indien het template geüpload is kan deze gekoppeld worden aan een crediteur en aan de mailbox waarmee de factuur verzonden gaat worden.
- Ga naar Facturen -> Instellingen (Indien er nog geen crediteur bestaat moet er een nieuwe aangemaakt worden met de knop ‘+Toevoegen’)
- Vul alle gegevens in:
gegevens
- Crediteur -> relatie welke ingesteld moet worden als crediteur, er wordt gezocht in de bedrijvenlijst
- E-mailsjabloon -> selecteer het aangemaakt e-mailsjabloon
- Factuursjabloon -> selecteer het sjabloon voor de factuur (deze is te onderhouden in Bestandbeheer – Sjablonen – Facturen – [Crediteurnummer] – factuur.doc
- Standaard mailbox -> mailbox waar de factuur vanuit verzonden moet worden.
- Briefpapier -> briefpapier welke voor de verzonden factuur gebruikt wordt
- Nummerprefix -> voor elk factuurnummer kan een prefix worden gezet bijv. INV…..
- Laatste nummer -> factuurnummer welke als laatste is gebruikt. Bijv. 2022001
- Onderwerp e-mail -> het onderwerp wat gebruikt wordt in de e-mail waarmee de factuur wordt verzonden
- BIC -> BIC nummer van de crediteur
- IBAN -> IBAN nummer van de crediteur
- Kvk nummer -> KVK nummer van crediteur
![digitaal factureren](https://www.officeheart.nl/wp-content/uploads/2021/09/digitaalversturen1-1-1024x660-1-e1658144624847.png)
Per debiteur is het mogelijk om een factuur e-mailadres op te geven. Er kunnen meerdere e-mailadressen worden opgegeven bij E-mail facturen. het eerste e-mailadres wat wordt opgegeven komt in de ‘aan’ regel van de verzonden e-mail te staan. De overige e-mailadressen worden, afhankelijk van een instelling, in de CC of BCC gezet.
De instelling voor CC of BCC kunt u vinden onder:
‘Beheer – Instellingen – Facturatie’; Digitaal versturen als CC (0 is versturen als BCC)’. Staat de waarde op 0 dan worden de overige e-mailadressen als BCC verstuurt, staat de waarde op 1 dan worden de overige e-mailadressen als CC verstuurd.
Wanneer de factuur standaard naar een extra e-mailadres moet worden verstuurd (Bijv. de boekhouder of accountant) dan kan dit e-mailadres ingevuld worden als BCC onder: ‘Beheer – Instellingen – Facturatie’. Bij digitaal versturen ook als BCC versturen naar dit adres. Ga naar tabblad overig in de bedrijfsgegevens en vul een e-mailadres in of contactpersoon.
![digitaal factuur](https://www.officeheart.nl/wp-content/uploads/2021/09/3-2-e1658145713861.png)
Factuur aanmaken
Maak een factuur aan op de manier die u gewend bent. Bij het aanmaken van de factuur wordt indien aanwezig het factuur-emailadres opgeslagen. Het is mogelijk om deze per factuur aan te passen. In de facturatielijst wordt het e-mailadres weergegeven in de kolom ‘Ontvanger’. Een factuur wordt alleen verzonden indien een geldig e-mailadres is opgegeven.
- Selecteer een factuur in de facturatielijst en kies voor de optie ‘Digitaal versturen’. Het is mogelijk om meerdere facturen tegelijk te versturen
![factuur versturen](https://www.officeheart.nl/wp-content/uploads/2021/09/sf-e1658146602310.png)
Selecteer briefpapier
Nadat er op ‘Digitaal versturen’ is geklikt krijgt u de keuze uit soorten briefpapier. Selecteer de gewenste opmaak en klik op ‘Volgende’.
![briefpapier](https://www.officeheart.nl/wp-content/uploads/2021/09/rgfv-e1658146863488-271x300.png)
Factuur verzenden
In het volgende scherm wordt aangegeven hoeveel facturen er verzonden gaan worden en welk briefpapier is gekozen. Klik vervolgens op verzenden.